若手社員のやる気アップにつながる、1対1面談(1on1)の取り組み

若手社員との 1on1 ミーティングを成功させるには

組織を構成するのは人、それも複数の人です。人と人との関係性が良ければ、組織は正しい方向に自走していきます。人と人との関係性にズレが生じていれば、組織は誤った方向に進んでしまいかねません。そしてその関係性を作るのに欠かせないものがコミュニケーションです。

北宏志

先日、ある企業に勤める方がこんな話をされていました。

昔は飲み会があって、上司や部下どちらともいろんな話ができた。

でも今はコロナで飲み会はなし、在宅勤務だと雑談することもないから、コミュニケーションが取れない。

しかも最近の若手社員は社内の人と仲良くなる気がないのか、会話すらしない人もいる。

たしかに以前は“飲みニケーション”という言葉ができるほど、飲み会での会話が社内のコミュニケーションを深めるとされていました。しかし現在はそのようなスタイルでのコミュニケーションでうまくいくような時代ではありません。

多くの若手社員たちは仕事とプライベートをきっちりと分けたいと考えていますし、上司の立場からしても、飲み会を強制することがハラスメントに当たる可能性もあり、うかつには誘えません。

そもそもコミュニケーションは業務外の場で深めるものではなく、組織内で日々深めていくもの。特に上司と部下という関係においては、上司側が積極的にコミュニケーションをはかることも必要不可欠になります。

そんな時に取り入れたい手法の一つが、1対1面談(1on1)です。

1対1で話をする場を定期的に設けることで、若手社員が何を考えているのか、どんなことを感じているのか知ることができると同時に、上司側、会社側が若手社員に望んでいることを伝える場にもなります。

1対1面談(1on1)の取り入れ方

STEP
面談の目的を明確にする

STEP
事前準備の時間を設ける

STEP
面談を行う

1対1面談(1on1)を行う際、最も大切なのは面談の目的を双方ともにきちんと理解すること。“ただ雑談をしただけの無駄な時間だった”と思われてしまっては意味がありません。目的は、仕事の状況把握やコミュニケーションの活発化など、状況に応じて設定しましょう。この目的に沿って、双方が事前準備を行うことも大切です。

例えば、仕事の状況把握が目的の場合には、上司はあらかじめ部下に対して求めているものを整理したり、業務内容を棚卸したりすることが必要ですし、部下側は自分が抱えている問題や感じている疑問を洗い出しておく必要があります。部下に積極的なコミュニケーションを意識してほしいという意図がある場合、1対1面談(1on1)で話したい内容を部下側に用意させるという方法を採ることもできます。

面談の内容は業務に関すること以外でも構いません。ある企業では部下に“人前で話すことに慣れてもらう”ため、自分の趣味や特技をテーマに1on1を行ったという事例もあります。

実際に面談を行う際は、できれば周囲に人のいない落ち着いた環境を用意しましょう。

面談の目的にもよりますが、部下側から解決策やアクションを求められた場合、その場ではなくとも、一定期間内にフィードバックを行うことも忘れないようにしてください。

また、1対1面談(1on1)は1度きりで完結するものではありませんので、定期的に行うことをおすすめします。

1対1面談(1on1)のコツ

上司が一方的に話をしない

部下の話を聞き、理解する

面談の内容を次にステップに活かす

1対1面談(1on1)で大切なのは、面談の場が仕事を評価したり、部下の仕事ぶりを叱責したりする場ではないということを上司がしっかりと認識しておくこと。一方的に話をするのではなく、部下が話しやすい環境を作り、部下に積極的に話をさせる場にしましょう。

当然のことではありますが、上司側は“あなたの話をきちんと聞いていますよ”というアクションをすることも欠かせません。パソコンの画面を覗き見ながら片手間で話を聞くなどということはもってのほか。相手ときちんと向き合い、話を聞き、理解するよう心がけてください。

1対1面談(1on1)を取り入れているのにコミュニケーションが活発にならないと悩んでいる方の場合、面談を“しただけ”で終わってしまっている可能性があります。若手社員が“話しても無駄だったから、もう自分の考えを伝えるのはやめよう”と感じることがないよう、面談の場で出た疑問や課題に対してフィードバックを行う、次のアクションを提示することも1対1面談(1on1)を成功させるコツの一つです。

1対1面談(1on1)は組織におけるコミュニケーションの活性化や業務推進スピードの向上につながる有効な方法ではありますが、取り入れ方やアクションを誤ると、却ってコミュニケーション不全や部下からの信頼低下を招く可能性もあります

若手社員との1対1面談(1on1)を検討されている方には、目標設定の仕方や面談の進め方などをアドバイスさせていただきますので、お気軽にご相談ください。

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